¿Tenemos que reunirnos? Hagámoslo entonces eficientemente

Un proyecto es esencialmente un trabajo colectivo, por lo tanto será menester que con alguna asiduidad el equipo de proyecto tenga necesidad de reunirse para abordar diferentes temas relacionados con su implementación. Las reuniones son por ende un marco propicio para motivar, integrar, reforzar networking y garantizar que todos vamos remando en el mismo barco y que este se mueve a la velocidad y en la dirección prevista.

Pocas cosas tienen un impacto tan negativo en la dinámica de un proyecto como una reunión improductiva de la que salimos sintiendo que se ha perdido el tiempo. Esto tiene un impacto letal en la dinámica de trabajo del equipo y socava sensiblemente la capacidad de liderazgo de la coordinación. Por eso, las reuniones no pueden ser un evento rutinario, algo que se ejecuta para hacer un check mark en la agenda de trabajo. En no pocas situaciones, resultará mucho más viable y efectivo hacer uso de herramientas asociadas a las tecnologías de la información y las comunicaciones como pueden ser videoconferencias, consultas telefónicas, intercambio vía correo electrónico, chats interactivos o foros temáticos.

A esto habría que agregar que en el contexto de programas de cooperación internacional las reuniones de trabajo conllevan la movilidad de muchos de los miembros del proyecto y tienen asociados costes significativos tanto de tiempo como de recursos financieros por lo que resulta imprescindible que antes de acometer la organización de una reunión de trabajo se tenga seguridad de que constituye el mecanismo más efectivo de acuerdo con los objetivos que están previstos. Desde el punto de vista práctico una reunión se justifica sólo cuando hay diversas cuestiones a decidir que requieren un debate y análisis profundo y que pasarán, inexorablemente, por la ponderación de varios puntos de vista y alternativas para arribar a un consenso.

Una vez que se ha decidido que se realizará una reunión, es necesario tomar en consideración un conjunto de elementos clave que forman parte de los trabajos organizativos y preparativos que garantizarán el éxito de la misma. Algunos de esos elementos de esta fase previa son:

Carácter técnico

_Identificar con precisión los objetivos de la reunión, así como los temas que deben ser abordados para la consecución de esos objetivos,

_Identificar los participantes que resultan esenciales, la identificación de los participantes reviste especial importancia pues deben ser consideradas las personas que más puedan aportar durante el desarrollo de los debates. En este sentido, es imprescindible encontrar un equilibrio entre participantes que por su jerarquía institucional puedan influir en el proceso de toma de decisiones y aquellos que por su experiencia práctica y profesional o su vinculación a la dinámica operativa del proyecto están en mejores condiciones para contextualizar el debate al entorno específico de intervención del mismo,

_Contactar a los participantes para informarles de la reunión y obtener confirmación sobre su participación,

_Informar a todos los participantes de los trabajos previos de carácter general que deben ser realizados antes de la reunión, así como aquellas actividades específicas que ellos deben acometer previamente. Este punto debe precisar fechas de cumplimiento que deberán ser respetadas,

_Enviar a los participantes indicaciones sobre cuáles son las contribuciones específicas que se esperan de su participación,

_Enviar a los participantes toda la información y documentación necesaria que pueda servir de base para el desarrollo de los trabajos previstos durante la reunión,

_Enviar a los participantes un programa detallado de la reunión, que precise el orden del día previsto para las sesiones de trabajo.

Carácter logístico

Sin tomar en cuenta los trabajos previos de coordinación relacionados con viajes, reservas de hotel y otras gestiones logísticas que son esenciales para la realización de reuniones de trabajo. En la preparación de reuniones deberá observarse con rigor los siguientes elementos:

_Determinar, siempre que sea posible con antelación y de consenso, la fecha y el lugar más adecuados para desarrollar la reunión,

_Verificar que los salones de trabajo que serán utilizados estén en correspondencia con las necesidades logísticas de la reunión y con la dimensión y estructura que se ha previsto,

_Asegurar que se cuenta con la infraestructura necesaria desde el punto de vista logístico para el desarrollo de la reunión, tanto a nivel de recursos humanos como de equipamiento. Siempre que se sea posible este aspecto deberá ser verificado antes del día de inicio de las actividades para que imprevistos organizativos no afecten el buen desarrollo de la misma.

El desarrollo de la reunión

Si las actividades previas de coordinación son esenciales, lo son más aún las actividades relacionadas con el desarrollo de las sesiones de trabajo. Estas actividades deberán ser atendidas meticulosamente para asegurar que todo funciona armónicamente.

Resultará importante que la reunión se inicie en tiempo y que se trate de observar el orden del día que se ha definido. Consecuentemente, en la introducción de la reunión se deberá verificar que todos los participantes conozcan el orden del día, dispongan de los documentos que servirán de base para los debates y se deberá puntualizar los procedimientos de participación.

En aras de que la reunión transcurra coherentemente, algunas reglas de participación que deben ser observadas son:

_Promover que todos participen activamente, la reunión será siempre mucho más productiva si todos los participantes contribuyen con su visión y experiencia,

_Respetar los puntos de vista de los otros participantes, aun cuando se discrepe con la visión de estos. Es siempre recomendable disentir y polemizar con respeto que mantenerse callado por no contradecir los puntos de vista del resto de los miembros. Por demás, un proyecto sólo avanzará armónicamente cuando existe consenso entre sus miembros y por consiguiente, de nada sirve evadir el debate y la confrontación de ideas, porque las reservas y diferencias terminarán por emerger más temprano que tarde,

_Velar que los comentarios sean precisos y concisos,

_Mantener los debates siempre bien enfocados a la solución de los problemas y en función de los objetivos de la reunión,

_Considerar siempre varias alternativas antes de arribar a las conclusiones finales.

Es recomendable que para cada punto del orden del día que sea analizado, se haga una breve presentación que sirva para facilitar la introducción del tema. Por lo general, este es el tipo de tarea que se solicita previamente a algunos de los miembros en función de su experiencia o conocimiento específico.

De igual forma, es necesario que queden registrados los criterios, intervenciones y puntos de vista esgrimidos durante los debates de la reunión. Muchas veces esta tarea es asignada a un comité o secretariado de la reunión que se crea previamente para tomar acta de la misma o se pide a todos los miembros que tomen sus notas para luego redactar de conjunto el acta o las memorias de la reunión.

Se aplique uno u otro esquema de relatoría, al final de la reunión deben haberse recogido con precisión:

_Una síntesis de las principales intervenciones y criterios para cada punto del orden del día,

_Las decisiones y acuerdos tomados y compromisos específicos contraídos por cada uno de los miembros,

_La lista de las actividades que se han definido para poder dar cumplimiento al plan de acción resultante de la reunión, indicándose responsables, ejecutores y fechas de cumplimiento,

_Breves conclusiones con los aspectos más importantes que deben ser destacados.

Trabajos posteriores a la reunión

A diferencia de lo que se considera muchas veces, el éxito de la reunión no descansa en sí misma, sino en el efecto posterior que tiene en la dinámica de intervención de las actividades del proyecto. Por eso, es esencial el trabajo que se desencadena con posterioridad a la reunión.

Esta fase de continuidad de los trabajos de la reunión pasa entre otros elementos por:

_Distribuir entre todos los miembros el acta de la reunión o en su defecto un resumen claro y preciso con énfasis en las decisiones, acuerdos y compromisos. Esto debe ser ejecutado en un período no superior a 7 días después de concluida la reunión,

_Obtener feedback de todos los miembros sobre el éxito y eficiencia de la reunión,

_Monitorear periódicamente la realización y cumplimiento de las actividades, decisiones, acuerdos y compromisos emanados de la reunión,

_Divulgar los resultados de esas acciones de monitoreo entre todos los miembros.

Generalmente, estos elementos constituyen parte de una dinámica de trabajo cíclica que sirve de base y punto de partida para las reuniones subsiguientes del proyecto. En la medida que estas reglas sean observadas, la gestión y organización del proyecto será mucho más efectiva y coherente, y obviamente esto tributará al uso más eficiente de los recursos del proyecto.