4 feb. 2013

¿Por qué esconder nuestra gente detrás de la fachada?

Partamos de un principio básico: los procesos institucionales son ejecutados por personas, una institución vale en gran medida lo que valen sus recursos humanos y este principio asume primordial relevancia cuando se trata de procesos que por su naturaleza requieren de interacción, colaboración y comunicación fluida y dinámica con otros entornos, que son características intrínsecas  de instituciones que pretenden desarrollar ecosistemas innovadores en los que prime la internacionalización como parte de su estrategia y filosofía institucional.
Esclarecido este principio como punto de partida de esta reflexión, me gustaría entonces compartir mi experiencia de estas dos últimas semanas que han seguido al lanzamiento de Univercyt. Como es obvio, en la fase de despegue de cualquier nuevo proyecto, se hacía imprescindible desarrollar algunas acciones de divulgación y promoción entre nuestro público objetivo que nos permitiese dar a conocer nuestra startup y fundamentalmente nos diera la posibilidad de validar entre un sector de profesionales especializados las hipótesis que habían servido de pilares para el diseño básico de IN4DES como prototipo de servicio para impulsar la internacionalización de la gestión de ciencia y tecnología en las universidades.


Esta tarea me obligaba a actualizar la base de datos de contactos de las universidades iberoamericanas que he ido cultivando a lo largo de mi vida profesional. Previamente, habíamos decidido que en esta fase inicial centraríamos nuestra atención en las estructuras universitarias responsables directamente por la actividad internacional, por lo que después de una minuciosa selección de las instituciones, nos pusimos en marcha y comenzamos a revisar sus páginas webs para verificar los contactos que ya poseíamos y agregar contactos en aquellas instituciones en las que no disponíamos de vínculo anterior alguno.
Confieso que aunque sabía de antemano que la tarea no sería simple, en muchos casos la búsqueda llegó a resultarme desconcertante por la falta de información existente sobre las Oficinas de Relaciones Internacionales (por usar la denominación más frecuente aunque en Iberoamérica estas estructuras tienen una variada gama de denominaciones). A veces parece que no existen porque no encuentras ninguna información sobre ellas y en otros casos resulta frustrante la cantidad de vericuetos que se tienen que seguir para hacerte con una información que debería estar fácilmente localizable desde que se accede al “homepage” de la institución. Esto ya habla por sí sólo de la importancia y prioridad que algunas instituciones confieren a estas estructuras que deberían ser cuando menos su canal institucional de comunicación con el mundo exterior.
Pero las dificultades pueden no terminar cuando finalmente encuentras la página de la oficina internacional, en muchos casos te encuentras con el problema adicional y no menos preocupante de que no existe información disponible de las personas que integran estos equipos de trabajo, sus funciones y datos de contacto. Siendo así, me pregunto cómo es que estos profesionales pueden desempeñar eficientemente su trabajo, que depende en gran medida del contacto y la comunicación con el público externo. En otras, no menos numerosas, aparece sólo el nombre o el contacto del director o responsable del servicio, un correo electrónico de contacto general de la oficina o un formulario habilitado para enviar mensajes en el que escribes y nunca sabes a ciencia cierta con la persona que estás contactando y que curso le dará a tu comunicación.
Desde nuestra perspectiva, es inadmisible que en la era de internet, las redes sociales y las tecnologías de la información, los servicios de cooperación internacional de las universidades no aprovechen en su día a día la infinidad de herramientas que estas tecnologías ponen a su disposición para realizar su trabajo de una manera más dinámica y eficaz, pero no me extenderé en este punto porque ese tema tiene tanta tela para cortar que me dará pie para una futura entrada del blog.
De momento, me limitaré a llamar la atención sobre la cantidad, calidad y visibilidad de la información que podemos encontrar en sus páginas webs. Un primer paso, muy saludable, sería que estas ofrezcan la mayor información posible sobre su misión, objetivos, las personas que en ella trabajan, las funciones que desempeñan, los procesos específicos por los que son responsables y obviamente los datos de contacto de todos sus integrantes para que los interesados en colaborar con la universidad tengan la posibilidad de contactar a la persona adecuada, aquella que mejor atención pueda dar a la temática de su interés.
Esto por demás, dinamiza procesos, genera un sentimiento de pertenencia a la organización y refuerza el compromiso y la responsabilidad de los profesionales. Este pormenor podría parecer insignificante o intrascendente para muchas personas pero creo ciegamente que pocas cosas tienen tanto impacto en la calidad y la productividad del trabajo como el reconocimiento y el crédito personal que el profesional recibe por el trabajo que realiza en la dinámica de su equipo de trabajo. Quien se haya dedicado alguna vez en cuerpo y alma a desarrollar e impulsar un proceso y haya padecido del síndrome “sombra” que condena a un profesional a trabajar en el anonimato  y por consiguiente a la falta de reconocimiento público de su trabajo sabe del efecto nocivo que eso genera en su capacidad productiva e innovadora, lo que termina por hacer mella también en los procesos de su organización. Revertir y minimizar ese impacto negativo no es una tarea nada complicada pero requiere muchas veces de un cambio de visión y pensamiento organizacional de los equipos directivos en las instituciones.

Como las buenas experiencias quedan grabadas en la memoria comparto aquí dos ejemplos de los varios que encontré entre las casi doscientas páginas webs revisadas y que ilustran positivamente la esencia de la cuestión a la que me he referido en esta entrada. Los invito a dar un vistazo a la página web de la Coordinación General de Cooperación e Internacionalización de la Universidad de Guadalajara o a la del Proyecto BUILD del Programa ALFA III que coordina la Universidad Católica Santa María la Antigua en la que resulta simple acceder a la información y saber quién es quién y que hace cada elemento del equipo.
Una oficina de relaciones internacionales tiene que ser puente, puerta de acceso para entrar y salir y es clave que su equipo en pleno tenga autonomía, independencia y visibilidad para en función de la estrategia institucional potenciar vínculos con otras organizaciones, sean estas otras instituciones de educación superior, centros de investigación, empresas o cualquier otro tipo de entidad con la que sea viable establecer contacto. Por eso, cuando pienso en las personas que trabajan en equipos de internacionalización las imagino siempre en pleno proceso de difusión y no me refiero solamente a la acción y efecto de difundir su institución, me refiero sobre todo a la difusión como proceso físico en que las moléculas de una sustancia (en este caso los profesionales de una institución) penetran en los espacios intermoleculares de otra sustancia (oportunidades de cooperación en otras organizaciones) debido a su constante movimiento e interacción.
No perdamos nunca de vista que las relaciones no las fomentan las instituciones, las generan, alimentan e implementan las personas en representación de las instituciones, así que lo mejor sería darles visibilidad y dejar de esconderlas detrás de la fachada institucional.

8 comentarios:

  1. ¡Enhorabuena! La reflexión me ha parecido muy acertada, y es que esta cuestión probablemente podría aplicarse a otras muchas entidades y áreas... Como en la cooperación y en los servicios de relaciones internacionales, en la gestión de la innovación esa permeabilidad y visibilidad que reclamas también está prácticamente ausente en muchas entidades.

    Parece que aún queda camino que recorrer para que valoremos y pongamos en práctica cuestiones como la dinamización de estas actividades, la conexión y la cooperación entre agentes relacionados, la colaboración, la visibilidad y otras relacionadas como la comunicación externa e interna, la RSC o la gestión del conocimiento.

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  2. Gracias, JM, es verdad que no es un fenómeno relacionado solo con las relaciones internacionales, pasa en otros entornos universitarios y también en otros sectores de la vida y casi siempre tiene que ver con visiones y formas de dirección obsoletas en las que parece que sólo existen y trabajan los directivos, lo que dista mucho de la realidad. Es un reto pero pocas cosas toman tanto tiempo como mudar la cabeza de la gente, el mundo muda aceleradamente y nos cuesta mucho acompañar el ritmo de esos cambios. Un abrazo y seguimos en contacto

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  3. Gracias, Carlos, lo que comentas es cierto y tus conclusiones, en mi opinión, válidas. Las personas son la clave en este tipo de actividad. Estoy contigo en que las fachadas no son sino trabas para una dinámica correcta. Extrapolo tus conclusiones a otro tipo de instituciones, distintas a las Universidades, también sucede, y mucho...

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  4. Gracias Belén por el comentario, creo que somos muchos los que pensamos así, pero la verdad es que las cosas no cambian mucho y seguimos chocando todos los días en diferentes entornos con formas de hacer y modelos de organización y gestión que parecen prehistóricos.Saludos,

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  5. Carlos, tu análisis acerca de la situación es acertada y triste, pero al mismo tiempo justifica la necesidad de abordar el tema y encontrar estrategias, herramientas y medios para corregir o transformar este estado de cosas,
    Cordial saludo,
    Angélica Montes Montoya

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  6. Muy buen artículo, Carlos! En Paraguay hemos creado una Red de Relaciones Internacionales de Universidades que está queriendo consolidarse. Sería bueno que la conocieras. Saludos
    José

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  7. Gracias Angélica, tienes razón, es un tema que se tiene que abordar con profundidad en el seno de las universidades y que, sin dudas, implica un cambio en el pensamiento estratégico y la estructura organizacional de las instituciones. Un cordial saludo,

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  8. Muchas gracias José, encantado de conocer de cerca el trabajo que están haciendo en Paraguay para impulsar una red nacional de relaciones internacionales de sus universidades. Un cordial saludo,

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