23 oct. 2013

Cinco ingredientes que no pueden faltar en un proyecto boom

Vivimos en una sociedad que cambia constantemente y de manera acelerada y no siempre somos capaces de acompañar el ritmo vertiginoso de esas transformaciones. La nueva economía demanda de modelos organizacionales agiles y flexibles que respondan con celeridad y eficacia a los nuevos desafíos. Esta capacidad de mutación y adaptabilidad en que las organizaciones necesitan reinventarse y reconfigurarse constantemente para dar soluciones adecuadas a problemas específicos no parece a todas luces viable si estas se aferran a estructuras organizacionales y modelos de gestión tradicionales que se caracterizan por su rigidez y lentitud.

Por esta razón, resulta cada vez más común ver a instituciones transitar hacia un modelo organizacional orientado a proyectos en el que los equipos son híbridos y multidisciplinares y se constituyen para trabajar de manera temporal en acciones bien definidas que tienen como objetivo dar respuesta a problemáticas bien concretas, es decir trabajan por proyectos que es una manera efectiva de afrontar los desafíos de un contexto socio-económico que se revela cada vez más global, colaborativo e interdependiente.

Considerando la importancia estratégica que tiene para una organización contar con una buena gestión y dirección de proyectos me he animado a escribir esta entrada en la que comparto cinco de los ingredientes que a mi juicio son esenciales entre los muchos que debe reunir un proyecto para ser exitoso, efectivo, eficaz, viable, pertinente y sostenible. Es decir, para que sea un proyecto boom como lo definió Tom Peters, uno de los gurús en gestión y administración, en alusión a los proyectos que añaden valor, que marcan la diferencia, que dejan huella y que transforman la dinámica de una organización.

Hago esta selección pensando especialmente en los entornos de educación superior y ciencia que son los que conozco con mayor profundidad, aunque no tengo dudas que estas buenas prácticas son fácilmente aplicables a cualquier otro contexto porque los condimentos que sazonan un buen proyecto  suelen tener siempre un impacto positivo independientemente de las especificidades del medio en que el proyecto se desarrolle.



1) Cuidadosa identificación del problema y de sus alternativas de solución

Los proyectos se ejecutan para resolver problemas, por tanto el primer secreto para garantizar su éxito estriba en una correcta identificación de la problemática que sirve de punto de partida para su puesta en marcha. En este sentido, resulta imprescindible que desde esta fase de gestación del proyecto seamos capaces de identificar de forma clara y detallada todos los elementos que conforman la situación inicial, así como las causas que la han provocado y los efectos que esta situación problemática ha estado generando.

Este ejercicio de radiografía de la situación de partida es el que nos posibilitará esbozar de manera armónica y coherente la situación hacia la que se desea transitar, las posibilidades que tenemos de alcanzar nuestros objetivos, así como las principales características que deberán tener las acciones que se emprendan, dándonos al mismo tiempo las pautas en relación a los modos, medios y tiempo que se requerirán para obrar la transformación de la situación deficitaria inicial a la situación futura deseada.

Una vez identificado el problema que enmarca el núcleo central de intervención del proyecto se requiere arte para encontrar la solución más adecuada y viable. La mejor forma de lograrlo es generar muchas ideas y confrontarlas abiertamente entre todos los actores del proyecto. Este es un ejercicio que se debe basar en el consenso porque raramente se llega a un acuerdo a la primera, se requiere por lo general de ponderar varias alternativas posibles para la selección de la opción de solución más acertada. Es un momento en el que se debe pensar esencialmente en soluciones que sean ventajosas para todos.

Un elemento de especial importancia, por lo general decisivo para el éxito o fracaso del proyecto, es su adecuada contextualización. No basta con definir actuaciones viables, realistas, pertinentes y adecuadas, estas deberán también garantizar la convergencia de las lógicas de intervención de todos los actores, velando especialmente porque la intervención propuesta esté en sintonía con las líneas de prioridad de los beneficiarios directos del proyecto y de la organización responsable por su financiación.

2) Liderazgo y coordinación eficiente que acentúa el nosotros en lugar del yo

Por norma, todos damos más crédito a los hechos que a las palabras y en la ejecución de un proyecto una máxima a tener siempre presente es que personificamos los valores que con nuestra intervención pretendemos compartir. Un proyecto exitoso solo es posible si la autoridad de la coordinación emana de su capacidad de liderazgo y no de las prerrogativas que conceden los cargos y nombramientos. La persona o institución que funge como coordinadora tiene que ser reconocida por el equipo como su representante natural, atendiendo a sus meritos, experiencias o características idóneas para liderar el proyecto o cuando menos su papel de coordinación ha de ser el resultado de una elección democrática en la que participaron todos los actores que lo conforman.

El papel de coordinación de un proyecto no debe en ninguna circunstancia ser impuesto, su rol en la dinámica de todo el ciclo resulta trascendental pues será su responsabilidad fomentar un clima de trabajo colectivo, sobre la base del conocimiento exhaustivo de las fortalezas y debilidades de cada uno de los miembros y del profundo bagaje de información de debe poseer sobre todos los procesos inherentes al proyecto.

Justamente, un elemento distintivo de un proyecto exitoso está en la aplicación consciente de un modelo de liderazgo distribuido en el que considerando la experiencia y competencias específicas de cada componente del proyecto, estos  asumen alternadamente el rol de liderazgo cuando les corresponde a lo largo de los diferentes momentos del ciclo de implementación del proyecto. De esta forma, cada persona/institución asume de forma provisional el liderazgo del proyecto para coordinar los procesos para los que es el socio más idóneo, lo que sin dudas refuerza el sentido de compromiso y pertenencia de todos los actores. No tengo dudas que un modelo en el que se comparte el poder es mucho más eficiente que un modelo jerárquico de liderazgo en el que uno manda y los otros simplemente acatan.

3) Sólido trabajo de equipo como piedra angular de una gestión eficiente

Es uno de los elementos a los que se debe prestar mayor atención porque un proyecto es en cualquier circunstancia un proceso de una naturaleza eminentemente colectiva, porque al margen de la importancia que pueda tener el trabajo y gestión de algunas individualidades, un proyecto sólo resulta viable y sostenible si logra capitalizar el compromiso y activa participación de todos los actores involucrados.

Y quiero enfatizar que cuando hacemos referencia a trabajar en equipo, nos referimos a la ejecución de procesos de forma coordinada, integradora y coherente, que nada tienen que ver con la sumatoria de las acciones aisladas de cada uno de los miembros del equipo. Esta es una premisa para el éxito del proyecto y sobre todo para lograr un clima de trabajo que encuentre en la confianza, transparencia e integridad los nutrientes de una verdadera cooperación. Es menester por tanto que cada socio conozca exhaustivamente sus funciones y responsabilidades en la dinámica del proyecto, así como la de los otros socios para que se genere un clima de colaboración entre todos. De igual forma, se deberá velar porque cada elemento del equipo sepa cuál es su margen de maniobra y decisión para el cumplimiento de sus roles, en aras de que pueda emplearse con toda autonomía e independencia dentro de esos límites.

Si consideramos como una tesis irrefutable que los recursos humanos constituyen el principal activo de un proyecto, entonces deberemos concordar en la importancia de que el equipo del proyecto esté integrado por los mejores activos de las organizaciones que en este participan, por aquellos que reúnen la experiencia y habilidades necesarias para acometer con éxito cada actividad que se ha planificado. En la conformación del consorcio de un proyecto exitoso no hay espacio para actores irrelevantes, el corolario de este apartado es que todos los miembros del proyecto son esenciales, todos son expertos en su disciplina y todos hacen parte del equipo y desempeñan un rol estratégico en función de sus conocimientos, competencias y destrezas específicas. No hay mejor incentivo para el compromiso, la motivación y creatividad de los miembros de un equipo que trabajar en un entorno que les haga sentir que su contribución es importante y exija de ellos que desarrollen todo su potencial.

4) El flujo de información y las comunicaciones como baluartes de una implementación exitosa

No existe la más remota posibilidad de conducir a buen puerto un proyecto si no se logra articular un fluido y dinámico sistema de información y comunicación entre todos los miembros del proyecto. La ejecución de un proyecto comprende, de forma permanente y sistemática, la realización de ejercicios de recolección y análisis de información que son la base de los diferentes procesos de toma de decisión a lo largo del ciclo de gestión, por lo que resulta esencial que la información fluya sin barreras entre todos los socios.

La falta de cultura para compartir información amparada en la vieja creencia de que la información es poder y la incapacidad de los equipos para construir eficientes canales de comunicación constituye de hecho una de las principales insuficiencias en la mayoría de las organizaciones. Los proyectos exitosos se distinguen por el diseño de canales de información en el que esta es compartida de forma abierta y transparente, contribuyendo a crear un clima de confianza y a sedimentar una cultura de cooperación organizacional que se expresa en relaciones de trabajo más fuertes y productivas.

Este canal abierto de interlocución permitirá a cada miembro conocer la marcha del proyecto y retroalimentarse de las experiencias y puntos de vista del resto del equipo. Este proceso deberá estar marcado por el derecho y respeto a la libre expresión de todas las partes sin que medien prerrogativas jerárquicas. Los miembros del proyecto tienen que sentirse totalmente libres de expresar sus opiniones y puntos de vista sin restricciones, en un clima de transparencia y respeto al criterio de los demás miembros del equipo. En mi opinión, un ejercicio esencial para materializar un buen flujo de la comunicación está en aprender a escuchar para entender al interlocutor y no para rebatir sus argumentos. Este es uno de los principales problemas en materia de comunicación porque para muchos comunicar continua siendo un acto esencialmente trasmisor y sin embargo un buen gestor de proyectos tiene que caracterizarse por su enorme capacidad para captar y descifrar señales y en eso resulta clave saber observar y escuchar con mucha atención.

5) Medir sistemáticamente y tomar decisiones con rigor y flexibilidad

Un proyecto es como un barco en el que navegamos y sabemos de donde hemos partido y a donde queremos arribar. Esa travesía no puede hacerse a ciegas, necesitamos de una brújula que nos oriente para hacer nuestro recorrido de la manera más eficaz y eficiente posible, que nos permita ir realizando correcciones sistemáticamente en aras de lograr nuestros objetivos. Las métricas e indicadores son esa brújula del equipo de proyecto que nos permiten monitorear si vamos al ritmo y en la dirección correcta.

El documento de proyecto es nuestra herramienta guía para la acción pero su implementación no puede realizarse dogmáticamente, la eficacia de su puesta en marcha descansa en un proceso continuo y sistemático de análisis, medición y evaluación basado en sólidos indicadores. Es este un proceso que requiere la destreza y cohesión del equipo del proyecto porque estos ejercicios sistemáticos de acción–reflexión –acción además de indicarnos si debemos seguir el plan trazado o debemos introducir modificaciones son un momento de evaluación del cumplimiento, rendimiento y contribución de cada uno de los miembros del proyecto.

Para un equipo de proyecto exitoso estos ejercicios revisten especial importancia porque son utilizados para celebrar en conjunto los éxitos y especialmente para analizar con profundidad los fracasos y errores con el objetivo de sacar experiencias de los mismos, porque para los gestores y actores de un proyecto exitoso todas las experiencias son una oportunidad de aprendizaje.

Obviamente, un proyecto para ser exitoso tiene que reunir infinidad de pormenores, de pequeños detalles en que su gestión es mejor y que terminan por marcar la diferencia. No quiero decir que estos cinco elementos abordados sean los más importantes, cada proyecto es único y al ejecutarlos nos confrontamos con situaciones y requerimientos específicos que pueden demandar mayor atención hacia otros elementos de la dinámica de gestión. No obstante, estoy completamente seguro que un proyecto que logre consolidar su trabajo en estas cinco direcciones está en el camino correcto para llegar a convertirse en un proyecto boom.

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