Vivimos en una
sociedad que cambia constantemente y de manera acelerada y no siempre somos
capaces de acompañar el ritmo vertiginoso de esas transformaciones. La nueva
economía demanda de modelos organizacionales agiles y flexibles que respondan
con celeridad y eficacia a los nuevos desafíos. Esta capacidad de mutación y
adaptabilidad en que las organizaciones necesitan reinventarse y reconfigurarse
constantemente para dar soluciones adecuadas a problemas específicos no parece a
todas luces viable si estas se aferran a estructuras organizacionales y modelos
de gestión tradicionales que se caracterizan por su rigidez y lentitud.
Por esta
razón, resulta cada vez más común ver a instituciones transitar hacia un modelo
organizacional orientado a proyectos en el que los equipos son híbridos y
multidisciplinares y se constituyen para trabajar de manera temporal en acciones
bien definidas que tienen como objetivo dar respuesta a problemáticas bien
concretas, es decir trabajan por proyectos que es una manera efectiva de
afrontar los desafíos de un contexto socio-económico que se revela cada vez más
global, colaborativo e interdependiente.
Considerando
la importancia estratégica que tiene para una organización contar con una buena
gestión y dirección de proyectos me he animado a escribir esta entrada en la
que comparto cinco de los ingredientes que a mi juicio son esenciales entre los
muchos que debe reunir un proyecto para ser exitoso, efectivo, eficaz, viable,
pertinente y sostenible. Es decir, para que sea un proyecto boom como lo
definió Tom Peters, uno de los gurús en gestión y administración, en alusión a
los proyectos que añaden valor, que marcan la diferencia, que dejan huella y
que transforman la dinámica de una organización.
Hago esta
selección pensando especialmente en los entornos de educación superior y
ciencia que son los que conozco con mayor profundidad, aunque no tengo dudas
que estas buenas prácticas son fácilmente aplicables a cualquier otro contexto
porque los condimentos que sazonan un buen proyecto suelen tener siempre un impacto positivo
independientemente de las especificidades del medio en que el proyecto se
desarrolle.
1) Cuidadosa identificación del problema y de sus
alternativas de solución
Los proyectos se
ejecutan para resolver problemas, por tanto el primer secreto para garantizar
su éxito estriba en una correcta identificación de la problemática que sirve de
punto de partida para su puesta en marcha. En este sentido, resulta
imprescindible que desde esta fase de gestación del proyecto seamos capaces de
identificar de forma clara y detallada todos los elementos que conforman la
situación inicial, así como las causas que la han provocado y los efectos que
esta situación problemática ha estado generando.
Este ejercicio
de radiografía de la situación de partida es el que nos posibilitará esbozar de
manera armónica y coherente la situación hacia la que se desea transitar, las
posibilidades que tenemos de alcanzar nuestros objetivos, así como las
principales características que deberán tener las acciones que se emprendan,
dándonos al mismo tiempo las pautas en relación a los modos, medios y tiempo
que se requerirán para obrar la transformación de la situación deficitaria
inicial a la situación futura deseada.
Una vez
identificado el problema que enmarca el núcleo central de intervención del
proyecto se requiere arte para encontrar la solución más adecuada y viable. La
mejor forma de lograrlo es generar muchas ideas y confrontarlas abiertamente
entre todos los actores del proyecto. Este es un ejercicio que se debe basar en
el consenso porque raramente se llega a un acuerdo a la primera, se requiere
por lo general de ponderar varias alternativas posibles para la selección de la
opción de solución más acertada. Es un momento en el que se debe pensar
esencialmente en soluciones que sean ventajosas para todos.
Un elemento de
especial importancia, por lo general decisivo para el éxito o fracaso del
proyecto, es su adecuada contextualización. No basta con definir actuaciones
viables, realistas, pertinentes y adecuadas, estas deberán también garantizar
la convergencia de las lógicas de intervención de todos los actores, velando
especialmente porque la intervención propuesta esté en sintonía con las líneas
de prioridad de los beneficiarios directos del proyecto y de la organización
responsable por su financiación.
2) Liderazgo y coordinación eficiente que acentúa el
nosotros en lugar del yo
Por norma,
todos damos más crédito a los hechos que a las palabras y en la ejecución de un
proyecto una máxima a tener siempre presente es que personificamos los valores
que con nuestra intervención pretendemos compartir. Un proyecto exitoso solo es
posible si la autoridad de la coordinación emana de su capacidad de liderazgo y
no de las prerrogativas que conceden los cargos y nombramientos. La persona o
institución que funge como coordinadora tiene que ser reconocida por el equipo
como su representante natural, atendiendo a sus meritos, experiencias o
características idóneas para liderar el proyecto o cuando menos su papel de
coordinación ha de ser el resultado de una elección democrática en la que
participaron todos los actores que lo conforman.
El papel de
coordinación de un proyecto no debe en ninguna circunstancia ser impuesto, su rol
en la dinámica de todo el ciclo resulta trascendental pues será su
responsabilidad fomentar un clima de trabajo colectivo, sobre la base del
conocimiento exhaustivo de las fortalezas y debilidades de cada uno de los
miembros y del profundo bagaje de información de debe poseer sobre todos los
procesos inherentes al proyecto.
Justamente, un
elemento distintivo de un proyecto exitoso está en la aplicación consciente de
un modelo de liderazgo distribuido en el que considerando la experiencia y
competencias específicas de cada componente del proyecto, estos asumen alternadamente el rol de liderazgo
cuando les corresponde a lo largo de los diferentes momentos del ciclo de
implementación del proyecto. De esta forma, cada persona/institución asume de
forma provisional el liderazgo del proyecto para coordinar los procesos para
los que es el socio más idóneo, lo que sin dudas refuerza el sentido de
compromiso y pertenencia de todos los actores. No tengo dudas que un modelo en
el que se comparte el poder es mucho más eficiente que un modelo jerárquico de
liderazgo en el que uno manda y los otros simplemente acatan.
3)
Sólido trabajo de equipo como piedra angular de una gestión eficiente
Es uno de los
elementos a los que se debe prestar mayor atención porque un proyecto es en
cualquier circunstancia un proceso de una naturaleza eminentemente colectiva,
porque al margen de la importancia que pueda tener el trabajo y gestión de
algunas individualidades, un proyecto sólo resulta viable y sostenible si logra
capitalizar el compromiso y activa participación de todos los actores
involucrados.
Y quiero
enfatizar que cuando hacemos referencia a trabajar en equipo, nos referimos a
la ejecución de procesos de forma coordinada, integradora y coherente, que nada
tienen que ver con la sumatoria de las acciones aisladas de cada uno de los
miembros del equipo. Esta es una premisa para el éxito del proyecto y sobre
todo para lograr un clima de trabajo que encuentre en la confianza,
transparencia e integridad los nutrientes de una verdadera cooperación. Es
menester por tanto que cada socio conozca
exhaustivamente sus funciones y responsabilidades en la dinámica del proyecto,
así como la de los otros socios para que se genere un clima de colaboración
entre todos. De igual forma, se deberá velar porque cada elemento del equipo
sepa cuál es su margen de maniobra y decisión para el cumplimiento de sus
roles, en aras de que pueda emplearse con toda autonomía e independencia dentro
de esos límites.
Si consideramos como una tesis irrefutable que los recursos
humanos constituyen el principal activo de un proyecto, entonces deberemos
concordar en la importancia de que el equipo del proyecto esté integrado por los
mejores activos de las organizaciones que en este participan, por aquellos que
reúnen la experiencia y habilidades necesarias para acometer con éxito cada
actividad que se ha planificado. En la conformación del consorcio de un
proyecto exitoso no hay espacio para actores irrelevantes, el corolario de este
apartado es que todos los miembros del proyecto son esenciales, todos son
expertos en su disciplina y todos hacen parte del equipo y desempeñan un rol
estratégico en función de sus conocimientos, competencias y destrezas
específicas. No hay mejor incentivo para el compromiso, la motivación y
creatividad de los miembros de un equipo que trabajar en un entorno que les
haga sentir que su contribución es importante y exija de ellos que desarrollen
todo su potencial.
4) El flujo de información y las comunicaciones como baluartes
de una implementación exitosa
No existe la más remota posibilidad de conducir a buen puerto un
proyecto si no se logra articular un fluido y dinámico sistema de información y
comunicación entre todos los miembros del proyecto. La ejecución de un proyecto
comprende, de forma permanente y sistemática, la realización de ejercicios de
recolección y análisis de información que son la base de los diferentes
procesos de toma de decisión a lo largo del ciclo de gestión, por lo que
resulta esencial que la información fluya sin barreras entre todos los socios.
La falta de cultura para compartir información amparada en la
vieja creencia de que la información es poder y la incapacidad de los equipos
para construir eficientes canales de comunicación constituye de hecho una de las
principales insuficiencias en la mayoría de las organizaciones. Los proyectos
exitosos se distinguen por el diseño de canales de información en el que esta
es compartida de forma abierta y transparente, contribuyendo a crear un clima
de confianza y a sedimentar una cultura de cooperación organizacional que se
expresa en relaciones de trabajo más fuertes y productivas.
Este canal abierto de interlocución permitirá a cada miembro conocer la marcha del proyecto y retroalimentarse de las
experiencias y puntos de vista del resto del equipo. Este proceso deberá estar
marcado por el derecho y respeto a la libre expresión de todas las partes sin
que medien prerrogativas jerárquicas. Los miembros del proyecto tienen que
sentirse totalmente libres de expresar sus opiniones y puntos de vista sin
restricciones, en un clima de transparencia y respeto al criterio de los demás
miembros del equipo. En mi opinión, un ejercicio esencial para materializar un
buen flujo de la comunicación está en aprender a escuchar para entender al
interlocutor y no para rebatir sus argumentos. Este es uno de los principales problemas
en materia de comunicación porque para muchos comunicar continua siendo un acto
esencialmente trasmisor y sin embargo un buen gestor de proyectos tiene que
caracterizarse por su enorme capacidad para captar y descifrar señales y en eso
resulta clave saber observar y escuchar con mucha atención.
5) Medir sistemáticamente y tomar decisiones con
rigor y flexibilidad
Un proyecto es
como un barco en el que navegamos y sabemos de donde hemos partido y a donde
queremos arribar. Esa travesía no puede hacerse a ciegas, necesitamos de una
brújula que nos oriente para hacer nuestro recorrido de la manera más eficaz y eficiente
posible, que nos permita ir realizando correcciones sistemáticamente en aras de
lograr nuestros objetivos. Las métricas e indicadores son esa brújula del
equipo de proyecto que nos permiten monitorear si vamos al ritmo y en la
dirección correcta.
El documento
de proyecto es nuestra herramienta guía para la acción pero su implementación
no puede realizarse dogmáticamente, la eficacia de su puesta en marcha descansa
en un proceso continuo y sistemático de análisis, medición y evaluación basado
en sólidos indicadores. Es este un proceso que requiere la destreza y cohesión
del equipo del proyecto porque estos ejercicios sistemáticos de
acción–reflexión –acción además de indicarnos si debemos seguir el plan trazado
o debemos introducir modificaciones son un momento de evaluación del cumplimiento,
rendimiento y contribución de cada uno de los miembros del proyecto.
Para un equipo
de proyecto exitoso estos ejercicios revisten especial importancia porque son
utilizados para celebrar en conjunto los éxitos y especialmente para analizar
con profundidad los fracasos y errores con el objetivo de sacar experiencias de
los mismos, porque para los gestores y actores de un proyecto exitoso todas las
experiencias son una oportunidad de aprendizaje.
Obviamente, un
proyecto para ser exitoso tiene que reunir infinidad de pormenores, de pequeños
detalles en que su gestión es mejor y que terminan por marcar la diferencia. No
quiero decir que estos cinco elementos abordados sean los más importantes, cada
proyecto es único y al ejecutarlos nos confrontamos con situaciones y
requerimientos específicos que pueden demandar mayor atención hacia otros
elementos de la dinámica de gestión. No obstante, estoy completamente seguro
que un proyecto que logre consolidar su trabajo en estas cinco direcciones está
en el camino correcto para llegar a convertirse en un proyecto boom.
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